SharePoint Projecten

SharePoint Online:
Inbegrepen in elk Microsoft 365 Business abonnement.

Motmans Digital Vision biedt een uitgebreid scala aan hoogwaardige diensten om uw organisatie te ondersteunen bij het benutten van de mogelijkheden van SharePoint Online. Als ervaren SharePoint-specialisten kunnen we u helpen bij het opzetten en optimaliseren van uw SharePoint Online-omgeving op een manier die perfect aansluit bij uw bedrijfsbehoeften en doelstellingen. Van het ontwerpen van aangepaste sites en het configureren van documentbibliotheken tot het implementeren van workflows en het beheren van gebruikersrechten, wij zorgen ervoor dat uw SharePoint Online-omgeving optimaal functioneert en bijdraagt aan het succes van uw organisatie.

Een van onze unieke aanbiedingen is onze opleiding SharePoint voor beginners, specifiek gericht op SharePoint Online en waarbij we gebruik maken van de data van uw organisatie. Hierdoor kunnen u en uw team snel vertrouwd raken met het gebruik van SharePoint Online op basis van uw eigen gegevens. Onze cursussen zijn praktijkgericht en persoonlijk, ontworpen om u de essentiële vaardigheden bij te brengen die nodig zijn om effectief te werken met SharePoint Online en om waarde te halen uit uw gegevens.

Bij Motmans Digital Vision streven we ernaar om niet alleen hoogwaardige oplossingen te leveren, maar ook om een langdurige relatie met onze klanten op te bouwen. We geloven in het belang van samenwerking en ondersteuning bij elke stap van uw digitale reis. Of u nu een klein bedrijf bent dat net begint met het verkennen van de mogelijkheden van SharePoint Online, of een grote organisatie die op zoek is naar geavanceerde oplossingen, wij zijn er om u te helpen uw doelen te bereiken.

Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw organisatie kunnen helpen groeien en excelleren met de kracht van SharePoint Online. Met Motmans Digital Vision aan uw zijde, kunt u met vertrouwen vooruit kijken naar een toekomst vol succes en groei.

Bespaar op uitgaven, behoud operationele excellentie:

SharePoint – het geavanceerde platform voor samenwerking en kennisdeling.

De voordelen van SharePoint voor uw bedrijf.

Samenwerking:

SharePoint biedt tools voor teamsamenwerking, waardoor medewerkers gemakkelijk documenten kunnen delen, bewerken en tegelijkertijd samenwerken aan projecten. Hierdoor kunnen teams efficiënter werken en de productiviteit verhogen.

Documentbeheer:

Het biedt een georganiseerde en gecentraliseerde locatie voor het opslaan van documenten, waardoor het gemakkelijk is om bestanden te vinden, te delen en bij te werken. Met versiebeheer kunnen gebruikers eerdere versies van documenten bekijken en herstellen indien nodig.

Bedrijfsprocessen automatiseren:

SharePoint kan worden gebruikt om workflows te maken en bedrijfsprocessen te automatiseren. Dit helpt bij het stroomlijnen van taken en het verminderen van handmatige tussenkomst, wat leidt tot een verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid.

Intranet en portals:

SharePoint kan worden gebruikt om bedrijfsintranetten en portals te maken, waar medewerkers toegang hebben tot bedrijfsnieuws, belangrijke informatie, bronnen en applicaties op één centrale locatie.

Zoekfunctionaliteit:

Het platform beschikt over krachtige zoekmogelijkheden waarmee gebruikers snel en eenvoudig naar documenten, informatie en mensen binnen de organisatie kunnen zoeken.

Beveiliging:

SharePoint biedt uitgebreide beveiligingsfuncties, zoals toegangscontrole, machtigingen op documentniveau en mogelijkheden voor gegevensversleuteling, waardoor organisaties hun gevoelige informatie kunnen beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Schaalbaarheid en aanpasbaarheid:

SharePoint is schaalbaar en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie. Het biedt een breed scala aan functies, extensies en integraties met andere Microsoft-producten en externe applicaties.

Geavanceerde tools, aantrekkelijke tarieven:

SharePoint – jouw voordelige optie voor geavanceerd informatiebeheer.

Verschillende soorten toepassingen

Een greep uit de tal van mogelijkheden die er zijn.

Laten we de verschillende aspecten van een Intranet Portal op basis van SharePoint Online nader bekijken:

  • Doel van een Intranet Portal: Een Intranet Portal dient als een interne communicatie- en samenwerkingsplatform binnen een organisatie. Het biedt medewerkers een centrale locatie om toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie, documentatie, nieuws, evenementen en andere relevante bronnen.
  • SharePoint Online als platform: SharePoint Online, onderdeel van het Microsoft 365-platform, biedt een krachtige infrastructuur voor het bouwen van intranetportalen. Het maakt gebruik van cloudtechnologieën om veilige en schaalbare intranetomgevingen te leveren die toegankelijk zijn vanaf elk apparaat met internetverbinding.
  • Interne communicatie en documentatie: Het Intranet Portal stelt organisaties in staat om interne communicatie te verbeteren door middel van aangepaste pagina’s, nieuwsberichten en documentatie. Dit kan variëren van bedrijfsrichtlijnen en procedures tot aankondigingen van het management en interne nieuwsbrieven.
  • Evenementenkalenders: Het opzetten van evenementenkalenders op het Intranet Portal maakt het gemakkelijk voor medewerkers om op de hoogte te blijven van belangrijke data zoals vergaderingen, trainingssessies, seminars en bedrijfsevenementen. Dit draagt bij aan een georganiseerde en efficiënte werkomgeving.
  • Integratie met andere Office 365-services: SharePoint Online kan naadloos integreren met andere Office 365-services zoals Teams en Outlook. Dit biedt extra functionaliteit en mogelijkheden, zoals directe toegang tot teamchats, e-mails, gedeelde agenda’s en samenwerkingsdocumenten vanuit het Intranet Portal.
  • Aanpasbaarheid: Een van de grote voordelen van SharePoint Online is de aanpasbaarheid. Organisaties kunnen aangepaste pagina’s maken die zijn afgestemd op hun specifieke behoeften en branding. Dit omvat het toevoegen van logo’s, kleuren, lay-outs en navigatiemenu’s die de identiteit van de organisatie weerspiegelen.

Kortom, een Intranet Portal op basis van SharePoint Online biedt organisaties een gestroomlijnde en geïntegreerde oplossing voor interne communicatie, documentatiebeheer, evenementenplanning en samenwerking, en het kan worden aangepast aan de unieke behoeften en doelstellingen van de organisatie.

De verschillende aspecten van een Document Management System (DMS) met SharePoint Online zijn o.a.:

  • Doel van een Document Management System (DMS): Een DMS is bedoeld om de levenscyclus van documenten binnen een organisatie te beheren, van creatie tot archivering. Het biedt een gestructureerde en efficiënte manier om documenten te maken, op te slaan, te organiseren, te delen en te beheren.
  • SharePoint Online als platform: SharePoint Online biedt een krachtig platform voor het implementeren van een DMS. Het maakt gebruik van cloudtechnologieën om een veilige en schaalbare omgeving te bieden voor het beheren van documenten, met functies zoals documentbibliotheken, versiebeheer, machtigingen en metagegevens.
  • Documentcreatie en bewerking: Gebruikers kunnen binnen SharePoint Online documenten maken en bewerken met behulp van webgebaseerde Office-toepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint. Dit maakt het gemakkelijk om samen te werken aan documenten in realtime en wijzigingen bij te houden.
  • Documentdelen: SharePoint Online maakt het eenvoudig om documenten te delen met interne en externe belanghebbenden. Gebruikers kunnen documenten rechtstreeks vanuit SharePoint delen via links of e-mail, met behoud van controle over toegangsrechten en machtigingen.
  • Documentbeheer: SharePoint Online biedt uitgebreide mogelijkheden voor het beheren van documenten, waaronder versiebeheer, waarbij wijzigingen in documenten worden bijgehouden en oudere versies kunnen worden hersteld indien nodig. Daarnaast kunnen machtigingen worden ingesteld om de toegang tot documenten te beheren en metagegevens kunnen worden toegevoegd om documenten te categoriseren en te taggen voor eenvoudig zoeken en organiseren.
  • Aanpasbaarheid: SharePoint Online kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie. Dit omvat het aanpassen van de structuur van documentbibliotheken, het definiëren van aangepaste metagegevensvelden en het configureren van workflows voor goedkeuringen en documentbeoordelingen.

Kortom, een Document Management System (DMS) met SharePoint Online biedt organisaties een geïntegreerde en aanpasbare oplossing voor het beheren van documenten, waarbij de nadruk ligt op samenwerking, beveiliging en efficiëntie in het hele documentbeheerproces.

Bij het opzetten van projectmanagementwebsites op basis van SharePoint Online, is het belangrijk om de diverse functionaliteiten en voordelen te begrijpen. Deze omvatten mogelijkheden zoals Gantt-diagrammen, taaklijsten, documentendeling en integratie met Microsoft Project.

  • Doel van projectmanagementwebsites: Het doel van projectmanagementwebsites is om teams een centrale locatie te bieden waar ze projecten kunnen plannen, taken kunnen toewijzen, documenten kunnen delen en samenwerken aan projectgerelateerde activiteiten. Dit helpt bij het bevorderen van efficiënte samenwerking, het stroomlijnen van projectprocessen en het verbeteren van de productiviteit.
  • SharePoint Online als platform: SharePoint Online biedt een ideaal platform voor het opzetten van projectmanagementwebsites vanwege zijn flexibiliteit, aanpasbaarheid en integratie met andere Microsoft 365-services. Het stelt organisaties in staat om op maat gemaakte sites te maken die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van hun projecten.
  • Projectplanning en taaktoewijzing: Met SharePoint Online kunnen teams projectplannen maken en taken toewijzen aan teamleden. Dit kan worden gedaan met behulp van taaklijsten, waarin taken worden opgenomen, inclusief deadlines, prioriteiten en toegewezen verantwoordelijkheden.
  • Documentendeling en samenwerking: SharePoint Online biedt geavanceerde mogelijkheden voor het delen en samenwerken aan documenten. Teams kunnen documentbibliotheken gebruiken om projectgerelateerde documenten op te slaan, te organiseren en te delen, en ze kunnen samenwerken aan documenten in realtime met behulp van webgebaseerde Office-toepassingen.
  • Gantt-diagrammen: SharePoint Online ondersteunt het maken van Gantt-diagrammen, waarmee teams een visuele weergave kunnen krijgen van de voortgang en planning van hun projecten. Gantt-diagrammen helpen bij het identificeren van mijlpalen, het plannen van activiteiten en het beheren van resources.
  • Rapportage: SharePoint Online biedt rapportagemogelijkheden waarmee teams inzicht kunnen krijgen in de voortgang en prestaties van hun projecten. Dit omvat het genereren van rapporten over taken, mijlpalen, resourcegebruik en andere relevante projectstatistieken.
  • Integratie met Microsoft Project: SharePoint Online kan worden geïntegreerd met Microsoft Project, waardoor organisaties de voordelen van beide platforms kunnen combineren. Teams kunnen bijvoorbeeld projecten plannen en beheren in Microsoft Project en de resultaten delen en samenwerken in SharePoint Online.

Kortom, het opzetten van projectmanagementwebsites op basis van SharePoint Online biedt teams een geïntegreerde en collaboratieve omgeving voor het plannen, beheren en uitvoeren van projecten, met geavanceerde functies voor planning, taakbeheer, documentdeling, rapportage en integratie met andere tools en services.

Bij het opzetten van een Knowledge Base op SharePoint Online staat centraal hoe organisaties informatie kunnen opslaan, organiseren en delen, waardoor medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot interne handleidingen, beleidsdocumenten, veelgestelde vragen (FAQ’s) en trainingsmaterialen.

  • Doel van een Knowledge Base: Een Knowledge Base is een centrale opslagplaats voor kennis binnen een organisatie. Het hoofddoel is om informatie op te slaan, te organiseren en te delen, zodat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie om hun werk efficiënt uit te voeren.
  • SharePoint Online als platform: SharePoint Online biedt een uitstekend platform voor het ontwikkelen van een Knowledge Base vanwege zijn flexibiliteit, aanpasbaarheid en samenwerkingsmogelijkheden. Het stelt organisaties in staat om op maat gemaakte sites te maken die zijn afgestemd op hun specifieke kennisbeheerbehoeften.
  • Soorten inhoud: Een Knowledge Base op SharePoint Online kan verschillende soorten inhoud omvatten, zoals interne handleidingen, beleidsdocumenten, veelgestelde vragen (FAQ’s), trainingsmaterialen, best practices en andere nuttige informatiebronnen die relevant zijn voor de organisatie.
  • Doorzoekbaarheid: Een belangrijk kenmerk van een Knowledge Base is de doorzoekbaarheid. SharePoint Online biedt krachtige zoekfunctionaliteiten waarmee medewerkers snel en eenvoudig de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Dit omvat het gebruik van zoekwoorden, filters en metadata om relevante inhoud te identificeren.
  • Toegankelijkheid voor medewerkers: Een Knowledge Base op SharePoint Online moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers van de organisatie. Dit kan worden bereikt door middel van duidelijke navigatie, gebruiksvriendelijke lay-outs en mobiele toegankelijkheid, zodat medewerkers overal en altijd toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.
  • Versiebeheer en machtigingen: SharePoint Online biedt mogelijkheden voor versiebeheer en machtigingen, waardoor organisaties controle hebben over wie toegang heeft tot welke informatie en welke wijzigingen worden aangebracht in de inhoud van de Knowledge Base. Dit zorgt voor veiligheid, compliance en nauwkeurigheid van de informatie.

Samengevat, het ontwikkelen van een Knowledge Base op SharePoint Online biedt organisaties een gestructureerde en toegankelijke manier om kennis te beheren en te delen binnen de organisatie, wat leidt tot verbeterde samenwerking, efficiëntie en besluitvorming.

  • Doel van workflows en automatisering: Workflows en automatisering met SharePoint Online zijn ontworpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, te automatiseren en efficiënter te maken. Het hoofddoel is om repetitieve taken te verminderen, fouten te minimaliseren en de productiviteit te verhogen door handmatige taken te vervangen door geautomatiseerde processen.
  • Workflows maken: Met SharePoint Online kunnen gebruikers workflows maken met behulp van SharePoint Designer, Power Automate (voorheen bekend als Microsoft Flow) of met behulp van ingebouwde sjablonen. Deze workflows kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van de organisatie en kunnen verschillende stappen en acties omvatten, zoals goedkeuringen, meldingen, taaktoewijzingen en het bijwerken van lijstitems of documenten.
  • Automatisering van goedkeuringsprocessen: Een veelvoorkomende toepassing van workflows in SharePoint Online is het automatiseren van goedkeuringsprocessen. Bijvoorbeeld het instellen van een workflow waarbij een document automatisch ter goedkeuring wordt verzonden naar de juiste personen op basis van vooraf gedefinieerde regels en criteria. Dit vermindert de doorlooptijd van goedkeuringsprocessen en verbetert de efficiëntie van documentbeheer.
  • Meldingen en herinneringen instellen: Met workflows in SharePoint Online kunnen gebruikers meldingen en herinneringen instellen voor verschillende gebeurtenissen en deadlines. Bijvoorbeeld het automatisch verzenden van meldingen wanneer een taak is voltooid, een deadline nadert of een wijziging wordt aangebracht in een document. Dit helpt bij het verbeteren van de communicatie en het voorkomen van vertragingen.
  • Integratie met andere systemen: SharePoint Online kan worden geïntegreerd met andere systemen binnen de organisatie, zoals CRM-systemen, ERP-systemen en HR-systemen, om gegevensstromen te vergemakkelijken en de samenwerking tussen verschillende afdelingen te verbeteren. Dit maakt het mogelijk om informatie en processen naadloos te delen en te synchroniseren tussen verschillende systemen en applicaties.
  • Rapportage en analyse: Met behulp van workflows en automatisering in SharePoint Online kunnen organisaties gegevens verzamelen over de uitvoering van processen en workflows, waardoor ze inzicht krijgen in de prestaties en efficiëntie van hun bedrijfsprocessen. Dit stelt organisaties in staat om processen continu te optimaliseren en te verbeteren op basis van real-time gegevens en analyse.

Opzetten van beveiligde extranetportals op basis van SharePoint Online voor samenwerking met externe partners, leveranciers of klanten. Dit omvat het beheren van externe gebruikersmachtigingen, het delen van specifieke documenten en informatie, en het bieden van een veilige omgeving voor externe samenwerking.

Implementatie van compliance- en recordsbeheeroplossingen met SharePoint Online om te voldoen aan wettelijke vereisten en interne beleidsregels. Dit omvat het instellen van retentiebeleid, archivering van documenten, audittrails en het beheren van gevoelige informatie.

Deze voorbeelden illustreren slechts enkele van de vele mogelijkheden van SharePoint Online en tonen hoe het platform kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie voor verschillende projecten en doeleinden.

Met Power Apps ben je slechts beperkt door je verbeelding. Laat je creativiteit de vrije loop en creëer de perfecte apps voor jouw zakelijke behoeften, waardoor je productiviteit verhoogt, efficiëntie verbetert, en innovatie stimuleert. Met Power Apps is de enige limiet wat je kunt bedenken.